Cuộc họp kinh doanh là một hình thức giao tiếp, thảo luận, tranh luận và ra quyết định giữa một nhóm người. Mỗi cuộc họp có sự tham gia ở các cấp độ khác nhau, trong đó việc sắp xếp chỗ ngồi phù hợp cho từng đối tượng là cách thể hiện trình độ quản lý của công ty. Đồng thời, việc bố trí phòng họp hợp lý sẽ giúp không khí cuộc họp không bị nhàm chán, mất tập trung. Dưới đây là các kiểu setup phòng họp chuẩn, bắt mắt bạn nên biết để áp dụng cho doanh nghiệp của mình.
Nguyên tắc khi setup phòng họp, hội nghị
Tuy có nhiều hình thức setup phòng họp, hội thảo khác nhau nhưng nó phụ thuộc vào yêu cầu và đặc điểm cụ thể của từng công việc. Tuy nhiên, để đảm bảo đầy đủ chức năng và tính năng độc đáo của phòng họp, bạn phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản dưới đây trong quá trình setup:
Thiết kế sơ đồ phòng họp khoa học
Thông thường, khi bố trí phòng họp, phòng họp ít khi có sơ đồ chi tiết mà thường được bố trí một cách ngẫu nhiên. Vì vậy, nếu không có sơ đồ phòng họp thì không thể tránh khỏi những lỗi cơ bản trong quá trình setup. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả cũng như sự thoải mái trong quá trình sử dụng sau này. Vì vậy, trong quá trình setup phòng họp, hội nghị các bạn nên xây dựng cho mình một sơ đồ khoa học ngay từ đầu.
Phân chia bố trí phòng họp hợp lý
Bố trí phòng họp là cách bố trí tổng thể và phân chia không gian trong phòng. Ngày nay, các phòng họp thường được trang trí với bố cục thoáng đãng, đơn giản và trang trí tối giản. Bởi vì căn phòng này thường không được sử dụng thường xuyên như những văn phòng khác. Nhưng chỉ khi có những dịp hoặc công việc đòi hỏi sự tham gia của mọi người mới nên sử dụng. Vì vậy, bạn có thể phân chia diện tích và trang trí căn phòng một cách hợp lý, thuận tiện cho mọi nhu cầu và mục đích sử dụng.
Sắp xếp chỗ ngồi hợp lý
Trong mỗi cuộc họp luôn có sự sắp xếp, phân bổ chỗ ngồi rõ ràng. Nó không chỉ hiển thị thứ tự vị trí của từng nhân viên mà còn thuận tiện hơn trong quá trình thảo luận, trò chuyện. Thông thường, có ba cách trình bày hội nghị và sắp xếp chỗ ngồi được sử dụng phổ biến nhất:
- Kiểu hỗ trợ: Đối với những vị trí dành cho nhân viên có vai trò hỗ trợ cho sếp như thư ký, trợ lý thì phải ngồi vuông góc với sếp. Việc bố trí ghế phòng họp như thế này giúp hai bên dễ dàng tương tác và hỗ trợ tốt trong suốt cuộc họp. Đồng thời, nó giúp việc giao tiếp cũng như xử lý và tiếp nhận thông tin trở nên dễ dàng hơn.
- Phong cách hợp tác: Nếu những người tham gia cuộc họp muốn thể hiện thái độ hợp tác, họ có thể sắp xếp ngồi cạnh nhau. Nó cho thấy cả hai người đều có cùng quan điểm và suy nghĩ. Tuy nhiên, bạn cũng nên cân nhắc khi ngồi họp với sếp, bởi đó chỉ là dành cho những vị trí ngang nhau.
- Phong cách đối lập: Khi bố trí ghế phòng họp quỳ, bàn ghế hai bên sẽ tạo khoảng cách, đối đầu cho người ngồi. Đây là một loại kháng cự thường được sử dụng trong các cuộc tranh luận và điều chỉnh.
Đảm bảo đầy đủ chức năng
Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất trong thiết kế. Nguyên tắc này chú trọng đến chất lượng và sự phù hợp trong quá trình thiết kế nhằm tạo nên một không gian lý tưởng cho người sử dụng về mọi mặt. Một số công ty có thể thiết kế nhiều phòng họp, mỗi phòng phục vụ một mục đích khác nhau. Đó có thể là phòng họp hội đồng quản trị, phòng nghiên cứu cho các phòng ban, phòng họp đối tác, phòng họp cổ đông, v.v.
Tuy nhiên, cũng có nhiều công ty do hạn chế về năng lực tài chính và mặt bằng nên chỉ thiết kế một phòng họp để phục vụ đa mục đích. Vì vậy, khi trang trí nội thất phòng họp, từ nội thất đến đồ trang trí, bạn nên lựa chọn sao cho phù hợp với nhiều không gian nhất có thể.
Các kiểu setup phòng họp
Sắp xếp nhà hát
Sân khấu là một trong những cách sắp xếp được ưa chuộng nhất, ghế ngồi thường hướng ra sân khấu, bàn họp hoặc diễn giả và đặc biệt là không có bàn đi kèm. Kiểu sắp xếp rạp hát này phù hợp với những sự kiện mà người tham gia là khán giả chứ không phải để ăn uống hay ghi hình sự kiện.
Tuy nhiên, đây là cách setup rất linh hoạt, phù hợp với nhiều loại phòng họp. Hàng ghế trong phòng họp có thể bố trí theo hình tròn, hình bán nguyệt, thẳng hoặc hướng vào tâm điểm người ngồi phía trước. Giữa hai ghế nên có lối đi khoảng 1 mét để người tham dự có thể di chuyển nếu cần thiết.
Sắp xếp hình chữ U
Phong cách này rất phù hợp với các cuộc họp văn phòng: họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận, họp giữa các phòng ban… nơi người lãnh đạo phát biểu và nhiều thành viên khác cùng tham gia.
Bố trí bàn ghế phòng họp theo hình chữ U, khoảng trống ở giữa, ghế bố trí xung quanh phía ngoài, khoảng cách giữa các bàn của mỗi người tham gia ít nhất là 5 cm. Tránh sắp xếp theo hình chữ U cho những hội nghị có quy mô lớn hơn 25 người, vì phần chữ “U” sẽ quá dài và không phát huy được sự tham gia của người tham gia. Kiểu setup này sẽ tạo ra không gian làm việc tốt, đảm bảo sự tương tác giữa những người tham gia và việc xem nội dung nghe nhìn theo hướng của người thuyết trình cũng khá thuận tiện.
Kiểu sắp xếp lớp học
Phòng họp, hội thảo được bố trí theo kiểu lớp học, thường có các dãy bàn họp, ghế dành cho đại biểu hướng ra sân khấu, có không gian để mọi người ghi chép, đọc tài liệu và có thể sử dụng cả laptop. Đây là giải pháp bố trí thoải mái nhất cho những cuộc họp kéo dài và có không gian để khách đặt vật dụng cá nhân hoặc tựa tay lên bàn.
Cách đặt bàn hội nghị khoa học nhất là đặt dưới sân khấu và kéo dài dần đến cuối khán phòng, hướng tầm nhìn về phía diễn giả. Khoảng cách giữa các bàn hội nghị văn phòng khoảng 50 -60 cm cho mỗi người tại một bàn, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng, tài liệu sử dụng trong hội nghị. Khoảng cách tối thiểu giữa các bàn họp là 0,9 – 1m giữa mỗi bàn để có lối đi, con số này có thể lớn hơn nếu không gian cho phép.
Loại sắp xếp hội nghị (dành cho phòng họp và hội nghị)
Cần sử dụng ít nhất 1 bàn họp lớn, hình chữ nhật hoặc bầu dục,… có ghế quỳ bố trí xung quanh bàn. Bạn nên sử dụng các loại bàn họp văn phòng đẹp có thương hiệu trên thị trường như bàn họp Xuân Hòa, bàn họp Fami, bàn họp Hòa Phát để đảm bảo an toàn chất lượng.
Kiểu bố trí này phù hợp với các văn phòng công ty trong những cuộc họp có quy mô vừa phải, giữa các bộ phận, phòng ban, họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận chung… cho cuộc họp tối đa. 15 người. Nhưng nếu bạn muốn sắp xếp lớn hơn, người tham dự sẽ khó nhìn thấy những người khác đối diện với họ ở hai bên bàn, điều này không lý tưởng cho các bài thuyết trình nghe nhìn.
Sắp xếp chỗ trống ở giữa (Empty)
Kiểu sắp xếp này thường dành cho các hội nghị có bàn hình vuông, hình bát giác hoặc hình chữ nhật, với một khoảng trống ở giữa bên trái và những chiếc ghế được đặt xung quanh nó. Số lượng người tham gia dao động từ 12-30 người, trong đó sự tương tác giữa những người tham gia là quan trọng nhất và các cuộc họp thường không có người lãnh đạo hoặc diễn giả hoặc người trình bày được chỉ định. Kiểu sắp xếp này rất hữu ích trong việc cung cấp không gian làm việc cho mỗi người và giúp giao tiếp tốt hơn giữa những người tham gia.
Cách sắp xếp bàn tròn
Ngồi bàn tròn chỉ phù hợp với số lượng từ 6 – 10 người trong những sự kiện có bữa ăn hay hội họp mà không xác định giới hạn vị trí giữa những người tham gia. Trong một số sự kiện, bàn được bố trí nửa vòng và ghế được bố trí nửa vòng để người tham dự có thể nhìn thấy sân khấu hoặc diễn giả, điều này thúc đẩy sự tương tác giữa những người ngồi cùng bàn. Nhưng có một hạn chế: nó chiếm nhiều không gian.
Sắp xếp quầy lễ tân hoặc bàn cocktail
Bàn họp nhỏ (đường kính 15-30 cm hoặc 38-76 cm) với ghế được bố trí cho các dịp tiệc trà, tiệc bia hay buffet giúp bạn tiết kiệm không gian và thể hiện phong cách hiện đại, mang đến sự hài hòa. Hợp tác tốt cho khách. Tuy nhiên, kiểu sắp xếp này không phù hợp với mọi trường hợp.
Sắp xếp theo phong thủy
Có thể bạn cũng biết rằng mọi cuộc đàm phán đều rất quan trọng, nó không chỉ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài và con người mà còn ít nhiều bị ảnh hưởng bởi phong thủy. Vì vậy, hãy sắp xếp bàn họp và vị trí ngồi theo ngũ hành phong thủy.
Đức Khang – Nhà cung cấp nội thất phòng họp
Công ty Cổ Phần Nội Thất Đức Khang là công ty sản xuất và kinh doanh đa ngành nghề trong lĩnh vực nội thất gỗ. Với nhà xưởng rộng gần 2.000m2 cùng hệ thống máy móc hiện đại được nhập khẩu trực tiếp từ Đài Loan, các sản phẩm veneer, laminate, HDF của Đức Khang có chất lượng cao nhất miền Bắc.
Nội thất Đức Khang là địa chỉ mua hàng tin cậy của nhiều khách hàng với vai trò là đại lý chính thức của các thương hiệu nội thất hàng đầu Việt Nam, đồng thời Đức Khang cũng là nhà phân phối nội thất nhập khẩu hàng đầu khu vực. Khu vực phía Bắc.
Đức Khang đã trở thành nhà cung cấp nội thất uy tín nhất, có quy mô và thị phần lớn nhất Việt Nam. Trở thành một trong những công ty có môi trường làm việc và chính sách đãi ngộ nhân viên tốt nhất, đầy đủ nhất.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: Số 46 đường Linh Đàm, Khu đô thị Bắc Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội.
- Email: noithatduckhang@gmail.com
- Hotline: 0243-540-2270
- Website: https://noithatduckhang.com/
Tùy theo tình hình hoạt động và tài chính của mỗi công ty mà bạn có thể lựa chọn các kiểu setup phòng họp phù hợp. Với những phân tích và chia sẻ trên, chúng tôi hy vọng sẽ giúp các bạn hiểu rõ đặc điểm phòng cũng như kinh nghiệm trong việc lựa chọn Phòng họp phù hợp với nhu cầu của công ty. Từ đó xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt nhân viên nội bộ và đối tác bên ngoài. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo và lựa chọn ghế chân quỳ phù hợp với các kiểu Setup phòng họp của mình.
